Trabajo en una empresa comercial en la que frecuentemente ofrecemos catering a visitas de delegaciones, tanto españolas como extranjeras. Tenemos sucursales por varias ciudades de España, y viajo continuamente acompañando a estas visitas. Los catering que se ofrecen son contratados por cada sucursal, y he visto mucha variedad y diferencias, tanto en positivo como en negativo, en ellos. Me gustaría, para uniformidad de la empresa, dar unas instrucciones o normas sobre cómo deben ser esos catering. No tengo problemas con la tipología de los alimentos, ni con el tema de bebidas y presupuesto, pero me surgen muchas dudas sobre qué características deben exigirse a las empresas en cuanto a los camareros (algunos servicios fueron un horror) y sobre los lugares y espacios físicos donde se dan estos catering. Muchas gracias por su ayuda.
Hola. Me parece una idea excelente el establecer unas normas que unifiquen el comportamiento de su empresa en este tipo de eventos, que debería extenderse a todas las actuaciones que realice, tanto comerciales como de gestión.
Le aconsejaría en primer lugar, que consensue estas normas con el departamento que en su empresa se responsabilice de las actuaciones externas, con el fin de que guarden sintonía con la imagen corporativa general, tanto en el modo como en la forma, respetando y potenciando al máximo la identidad empresarial.
En realidad, este tipo de actuaciones deben recogerse en el Manual de Estilo de la corporación, cuya creación le animo a promover si no lo tienen ya.
Debe contemplar en esas normas la obligatoriedad de dar relevancia a la imagen corporativa de su empresa, según corresponda a la ocasión, mediante los símbolos de la misma. Del mismo modo, si se dan regalos corporativos, en qué circunstancia, de qué manera, a quién y de qué categoría, y cómo se presentan y entregan.
Entrando en el tema que me consulta, le hago unas consideraciones generales que es conveniente conocer para a continuación, entender y elegir con mayor criterio las normas que quiera usted dictar.
LOS CAMAREROS.
Como punto de partida, por supuesto exigiremos higiene exquisita (uñas cortas y limpias, pelo limpio y/o corto y/o recogido, dientes impecables, afeitado perfecto o barba y/o bigote cortos y cuidados, etc.). Los camareros y camareras no deben llevar adornos en las manos, ni relojes ni pulseras que puedan interferir de algún modo en el desempeño de su trabajo o en la higiene del mismo.
El resto de adornos (pendientes, coleteros, piercings, tatuajes…) deben ser extremadamente discretos o no verse o no existir.
Todo esto parece una obviedad, pero la práctica demuestra que no siempre se cumple.
Dependiendo del catering, su importancia y experiencia como empresa, tendrán como trabajadores a personas más o menos formadas, por lo que nada debe dejarse a la suposición.
Por lo tanto, la buena presencia debe pasar por el propio cuerpo y extenderse al uniforme, atuendo imprescindible que debe reflejar la identidad corporativa de la empresa y que debe ser impecable desde la corbata, si la lleva, hasta los zapatos.
Y por supuesto, a la forma de tratar a los invitados. A un camarero se le puede perdonar un pequeño fallo en el servicio, pero nunca se tolerará ni olvidará un mal
talante, un desaire, una falta de respeto o una notoria antipatía.
Me dice que atiende usted a delegaciones tanto de España como extranjeras. Este es un punto a tener en cuenta pues es buen detalle si podemos negociar con el catering la presencia de camareros que hablen la lengua extranjera, o pertenezcan a esos países. En definitiva será una deferencia de su empresa respecto a sus invitados, que siempre le aportará un valor añadido.
En cuanto al número de camareros que deben estar prestando servicio, depende de varios factores, comenzando con la experiencia y profesionalidad de los que vayan a servir el catering, así como del tipo de protocolo que se aplique.
Como norma general, cuanto más protocolizada es la comida o cena, mayor debe ser el número de camareros. Si éstos son experimentados, una proporción de 1 camarero por cada 12/14 invitados es bastante adecuada.
Si el catering se sirve de pie, el número de camareros puede reducirse hasta 1 por cada 20/25 personas.
MEDIOS A EXIGIR.
No me dice que los catering se sirven en locales de su empresa, o en locales de la propia empresa de catering, por lo que me centro en el primer caso.
Una buena infraestructura (mantenimiento de bebidas frías y calientes, vajillas, cristalerías, litos, enfriadores, cubiertos, carros, bandejas, mantelerías, etc.) facilitará que los camareros puedan ejercer con mayor eficacia, y atender a los invitados con profesionalidad. Asegurará también su presencia y por lo tanto la sensación de sentirse bien atendido.
Un jefe de sala y un ayudante al menos, que no se ocupen de ninguna mesa, sino exclusivamente de supervisar el evento, coordinarlo y corregir deficiencias si éstas se producen, en un elemento que da seguridad en el desarrollo del mismo.
Este jefe de sala se ocupará además de distribuir el trabajo por grupos de camareros, asignando a éstos una tarea específica (emplatado, servicio de bebidas, etc.).
Debe concretar también el montaje de mesa y los mínimos que debe cumplir, incluidos los adornos y ornamentación.
EL MENÚ.
Debe hacerse una prueba anterior y comprobar que el conjunto de alimentos es el que se espera según la importancia del evento, tanto en cantidad como en calidad y por supuesto en coherencia con el entorno, el lugar, y la ocasión.
Tanto si es un cóctel como una cena sentados, o comida/almuerzo o tan sólo desayuno o café, el responsable de su empresa debe pedir una prueba de menú, elegir los alimentos y cerrar un precio en base a un baremo que tendrá en cuenta tanto el tipo, como el número de invitados aproximado. Eso, por otra parte, permitirá también establecer un presupuesto más ajustado y previsible.
Como norma general, se elegirán alimentos poco elaborados, del tiempo, de la comarca, y las bebidas, en concreto vinos y cavas, de la tierra. Es interesante personalizar las botellas con el logotipo de la empresa, y no es muy complejo conveniar con bodegas de la zona esta circunstancia.
ESPACIOS FÍSICOS.
Como le decía antes, si su empresa no dispone de locales adecuados propios en cada delegación, lo habitual es alquilar uno, normalmente propuesto por la empresa de catering.
Básicamente, debe tenerse en cuenta que no esté demasiado lejos del lugar de trabajo o alojamiento, que sea de fácil acceso, y que cumpla con los requisitos de dignidad que su empresa merece.
Deberá tener en cuenta la cuestión de ornamentación con la imagen empresarial, y la capacidad de personas que necesite. Como norma general, en un cóctel de pie se necesita 1 metro cuadrado por persona para que sea cómodo. Si es sentado, el espacio necesario para que no existan apreturas y que se utilicen los tipos de mesa y protocolo adecuados al evento. Sentada, cada persona necesita un mínimo 60-70 cms. para estar cómoda.
Preste atención a las condiciones de climatización y sonorización, pues su mal funcionamiento o ausencia pueden destruir todo el éxito conseguido con la previsión de otras cuestiones.
Creo que le he dado una visión general bastante completa para elaborar unas instrucciones detalladas. Le aconsejo que tenga en cuenta las particularidades de cada sucursal empresarial e intercambie con ellas una propuesta inicial de la que partir.
Cuando todos participan, la colaboración y ejecución siempre es mucho más fluida y positiva.
Saludos.
