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domingo, 31 de julio de 2011

EL REGISTRO ARTESANAL DE LAS LLAMADAS. ANÉCDOTA MUNICIPAL.



No hace mucho me decía una colega que, después de tantos años en la administración, seguro que tendría anécdotas referidas a mi profesión. Pues sí, algunas hay. Lo que pasa es que casi ninguna se debe contar, porque forman parte de la confidencialidad del puesto. Pero otras, muy poquitas, merece la pena contarlas.

Ésta en concreto, me sirvió para darme de bruces con la simplicidad (en el sentido de sencillo) de ocuparse de una tarea sin las implicaciones enrevesadas que pretenden hacernos la vida más organizada y eficaz. Y ha venido a mi memoria porque he tenido que pedir que me recojan una llamada importante que yo no iba a poder atender, y porque además, coinciden en el tiempo. Es decir, julio, y las vacaciones veraniegas.

Dentro del protocolo municipal podemos incardinar algo que, aunque en la actualidad está reconocido y potenciado a través de los convenientes cursos para el personal al servicio de las administraciones públicas, hace 20 años no era más que una idea que comenzaba a surgir: la formación de los bedeles en lo que se refiere a la atención al público, tanto personal como telefónica.

En aquellos años, la media de edad de estos trabajadores se situaba alrededor de los 50-60 años. Era antes de la explosión demográfica del funcionariado, de la descentralización de los servicios y por ende, de personal joven recién incorporado que trajera consigo un nuevo estilo de funcionario más acorde con los tiempos modernos, y con el cambio de mentalidad hacia el ciudadano, y casi más importante aún, con un ímpetu más participativo y voluntarioso.

Vengo a decir que no existía preparación para el desempeño de determinadas tareas, y que a eso se añadía, además, un número de años de servicio con vicios adquiridos muy difíciles de desarraigar, y pocas ganas también de hacerlo.

Así pues nos encontramos en el mes de julio, con la plantilla bajo mínimos y con la ausencia de la otra persona con la que compartía tareas en la secretaría particular del Concejal, a quien debía acompañar a un acto.

El Concejal esperaba una importante llamada desde Madrid, y cuando voy a marcharme, con la intención de advertir al bedel sobre esta llamada y qué debía hacer si se recibía, me encuentro justo con la persona a la que sabía que no podía dar explicaciones medianamente complejas, o que supusieran una cadena de tareas de más de dos eslabones. De modo que me limité a pedirle que tomara nota de las llamadas que se produjeran, y que se las recogería al volver.

Una hora y media más tarde, vuelvo a la Concejalía y le pido el listado de llamadas.

- No las he podido anotar, es que me he quedado sin papel aquí y como estoy solo, no me podía mover.

Tuve un sentimiento de impotencia tremendo, y la certeza de que no se podía hacer nada. Mi cara de perplejidad debió de ser tan evidente, que el pobre bedel puso cara de compadecerme infinitamente, y nerviosamente añade:

- Pero no te preocupes, que me acuerdo de todas.

- ¡Ah, qué bien!, exclamé, pensando esperanzadamente que aunque de los teléfonos no se acordara, yo los podría averiguar si me decía quién había llamado. Él, contagiándose de mi sonrisa y con gran aplomo y satisfacción me dice:

- Dime nombres…




miércoles, 27 de abril de 2011

LA URBANIDAD VIRTUAL.


Las redes sociales, que son los nuevos espacios para interactuar con los demás, han generado sus propias y controversiales normas de etiqueta.

¿Alguna vez ha estado en un almuerzo en el que todos sus invitados bajan la cabeza y, teléfono en mano, se sumergen en el infinito mundo del ciberespacio? Hernando Sánchez vivió no hace mucho tiempo esta incómoda situación.

Almorzaba con tres colegas en un restaurante cuando de repente notó que todos ellos se dedicaron a interactuar con el cuarto invitado de la mesa: el smarthphone. Los tres estaban revisando su cuenta de Twitter mientras que Sánchez, a quien le acababan de robar el suyo, tuvo que resignarse con mirar para el techo. Por primera vez se sintió víctima de la tecnología y constató lo aburridor que puede ser ir a almorzar con amigos y perderlos por culpa de otros que ni siquiera estaban presentes. "Me sentí completamente apartado y con la sensación de que ellos vivían una experiencia de la cual no podía participar. Cuando hablan por teléfono, al menos se escucha parte de la conversación, pero con Twitter los tres se perdieron en el ciberespacio".

Este tipo de situaciones ha hecho que la urbanidad de Carreño, y en general la etiqueta, que se creía era un asunto pasado de moda, vuelva a estar vigente, pero esta vez con versión adaptada a las situaciones que se dan en los nuevos tinglados virtuales como Facebook, Twitter, Flickr y los chats. Todos hablan del tema. Incluso Judith Martin, una experta en protocolo de la vieja guardia, más conocida como 'Miss Manners', ha tenido que referirse a la urbanidad en la red debido a que la gente vive en un mundo cada vez más conectado sin dominar el lenguaje tecnológico ni conocer a fondo las carencias del medio.

Reglas de juego.

Como se sabe, la comunicación en Internet es incompleta porque no tiene el componente físico, y la etiqueta tiende a suplir esas carencias. Aunque muchos creen que su gran ventaja radica en la libertad de expresión, Martin, en entrevista con la revista Wired, señala que "las comunidades no funcionan si no hay reglas de juego claras. Y en las redes sociales virtuales hay muchos comportamientos intolerables y abusivos y muy pocas normas para controlarlos".

Carlos Díaz, periodista de Enter.co, considera que la netiqueta, como se le conoce a la urbanidad de Internet, es importante, pues sirve para que la comunicación fluya. "Las normas benefician a todos porque ayudan a que el usuario más intenso aprenda, y así no sufra el rechazo de los demás", dice. Según Pablo Arrieta, consultor digital, las nuevas tecnologías son espacios muy novedosos y a la vez complejos. La gente cree que al interactuar con otros en Facebook lo está haciendo de manera privada cuando en realidad es un asunto público. "Eso requiere de un aprendizaje para que no lo cojan fuera de base", dice. En ese sentido la netiqueta es una manera de prohibir ciertos comportamientos a personas que los violan y, de paso, sensibilizar al grupo. "Es algo que debe ser aprendido", señala Martin.

Y tal vez uno de los hábitos molestos sobre el que hay consenso general es el de usar el teléfono móvil a la hora de las comidas. Esa molestia se reflejó en un sondeo reciente hecho entre 40.000 personas por la guía de restaurantes Zagat, en el cual más del 60 por ciento de los encuestados señaló que enviar mensajes de texto, contestar llamadas y chequear el correo en la mesa era descortés e inadecuado. Laurie David, autora del libro The Family Dinner, consciente de que una comida es más un evento social que un espacio para satisfacer el hambre, fue más allá. "Un anfitrión debería confiscar un teléfono si escucha un 'ring', una vibración o a alguno de sus invitados hablando" dice.

Pero lo curioso es que no todos están siempre de acuerdo con la norma. Hay quienes piensan que los celulares, en lugar de entorpecer una conversación, podrían enriquecerla. Diego Chacón, lo cree así y cuenta que una vez estaba en su finca con un grupo de amigos cuando surgió una discusión sobre si había sido Nehru o Gandhi el primer ministro en la historia de la India. "No había acabado de decir 'apostemos', cuando ya alguien había sacado su BlackBerry para buscar la respuesta en Google", dice. El problema es que quien dijo Nehru, que era lo correcto, quedó con una sensación de triunfo, mientras que el otro se sintió humillado toda la tarde. Por eso, algunos creen que el acceso a Google a toda hora arruina discusiones interesantes que en otras épocas habrían tomado toda la tarde y hoy se resuelven en un minuto, a veces con uno de los participantes -el perdedor- molesto.

No sea fastidioso.

Establecer una etiqueta virtual es complejo porque, como dice Arrieta, cada red tiene usos particulares. Twitter no es un sitio para chatear con los amigos, así como Facebook no es el lugar adecuado para compartir fotografías profesionales. Aún así, muchos usan las redes a su antojo. "El primer aprendizaje es saber para qué sirve cada una y darle buen uso". A algunos les toma tiempo. Hace poco, Carlos Díaz hizo un compendio de los pecados en Twitter, a raíz de la celebración de los cinco años de esta red. El primero en su listado fue "ser fastidioso". Esto implica publicar mensajes sosos como "me gusta el color azul", "qué bonito está el día", "me voy de compras", "estoy en el carro", "tengo sueño", "me muero por un chocolate". Según él, ni siquiera los famosos escriben este tipo de cosas y "si lo hicieran, a ellos se les perdonaría. Pero no a cualquiera". Curiosamente, un estudio estableció que el 40 por ciento de los trinos en Twitter son de este talante. El segundo pecado, según Díaz, es la mala ortografía, y para ilustrar el caso, trajo a colación el trino de la cantante mexicana Paulina Rubio, quien escribió hace unos meses "chicos, quiero confesarles con mucha ilucion (...) que van hacer tíos!!!". Según Díaz, hay errores de mecanografía, pero los de ortografía son intolerables.

La cadena de noticias CNN hizo otro listado, esta vez con los peores usuarios de Facebook, y encabezó su selección con "el críptico", aquel individuo misterioso que quiere llamar la atención publicando en su estado mensajes al estilo "si no es ahora cuándo", "David creyó que yo era inmune...", "qué día", con el fin de que sus amigos le pregunten qué fue lo que le pasó. También destacaba al "fisgón soterrado", aquel que chismosea las páginas de sus amigos sin dejar rastro. Wired no se quedó atrás. En una edición especial, destacó las nuevas reglas del ciudadano digital e incluyó como conductas intolerables "disculparse por un trino débil o un blog soso", o "dejar de seguir a alguien solo porque esa persona lo dejó de seguir a usted". También sugería no 'googlear' a alguien con anticipación a una cita a ciegas, porque "podría arruinar la magia del primer encuentro".

¿Queja real o neurosis?.

Según Díaz, las reglas surgen de quejas comunes, casi universales, y se van estableciendo con la experiencia. Pero Nicolás Samper, un twittero que bajo el nombre de usuario @udsnoexisten se ha hecho a más de 7.000 seguidores, piensa que a veces estas son subjetivas e incluso responden a la neurosis de cada cual. Para él, quienes escriben en Twitter cosas como "el día está bonito", apenas están descubriendo esta red y hay que tenerles paciencia pues con el tiempo van a ir encontrando su voz. Pero algo que sí no tolera es que le envíen correos electrónicos con cadenas y chistes, ni al típico 'lichiguín' que lo llama y cuelga su celular para que sea el destinatario quien llame de vuelta y pague con sus minutos. Otro asunto que no resiste es cuando la gente se escuda en el anonimato para insultar y criticar a otros. Así, cada cual tiene su propia lista. Para un famoso usuario de Facebook que prefirió no dar su nombre, una de las malas mañas que le hicieron alejarse de su página fue la publicación de mensajes personales, que se pueden y deben enviar por el correo, pero que sus amigos preferían publicar en el muro. Otro comportamiento molesto fue que lo etiquetaran en fotos de eventos familiares o privados que "a uno, por lo general, no le interesa compartir con desconocidos". Tampoco resistió a los contactos que "deciden promover sus escritos en el muro de uno, lo que genera una situación muy incómoda: hacerlo sentir a uno como un guache, un cascarrabias o un creído si uno las elimina". Otro twittero enumera en su lista de intolerables cosas como enviar mensajes de autoflagelación, la tendencia a hacer pública la plenitud y la autorrealización, o recibir abrazos muy fuertes y apretados de desconocidos. Para él también es poco recomendable publicar en Facebook 200 fotos de las últimas vacaciones.

Muchas de las reglas en la etiqueta virtual son equivalentes a la etiqueta real. Para Judith Martin, enviar spam, cadenas y chistes es lo mismo que aburrir a alguien. "Uno no va a un coctel o a una reunión familiar a vender o publicitar productos. Tampoco debería hacerlo en Facebook o Twitter". Pero la etiqueta no es sentido común, dice ella. "Es un acuerdo voluntario que hacemos para vivir en paz". Y si se tiene en cuenta que estas tecnologías están aquí para quedarse, como lo dice Jaime Rodríguez, experto en cibercultura, lo mejor es comenzar desde ahora a aprender a convivir con ellas."
 
Fuente: Semana.com

domingo, 9 de enero de 2011

Reyes y risas.


La presentación al Rey de las Cartas Credenciales de los nuevos Embajadores es una de las ceremonias del protocolo diplomático con más tradición y que conserva unas normas de etiqueta y ceremonial muy estricto.

De modo que, si nos ocurre a alguno de nosotros lo que a Su Majestad en un momento importante y delicado como éste, querríamos que se nos abriera la tierra bajo los pies y desaparecer. A todos nos ha sonado el móvil en el momento más inoportuno, y ha servido para que quitáramos el politono con sonido "peculiar" o con una canción "especial", o sencillamente, para que no se nos olvide silenciarlo en ocasiones que lo requieran.

Seguro que en el ejercicio de su profesión, su Secretario le habrá advertido en otros momentos "Majestad, cuidado con el teléfono..." y seguramente lo habrá dejado por imposible.


Pero creo que, a estas alturas, a SM se le pueden consentir este tipo de cosas, y tomarlo como una anécdota sin importancia pero divertida, que parece integrar a Don Juan Carlos en un comportamiento sencillo y cotidiano. Un error sorprendente, pero humanizante. Su disculpa al sonar el teléfono es "es que tengo un teléfono un tanto... perdón..." ¿Qué otra cosa podría decir?.

Aunque habremos de reconocer, que si en lugar de a SM esto le ocurre al Embajador de Marruecos, a quien recibía en ese momento, hoy estaríamos mofándonos de él o criticando a su asesor personal.

Yo me haría otras preguntas: ¿Quién ha elegido ese politono? ¿Él mismo? ¿Uno de sus nietos ("abu, abu, ponte este!!!")? Y sobre todo... ¿Quién ha llamado o enviado un sms a SM? Y lo más importante... ¿con qué contenido? Y es que con lo nuestro somos más benevolentes, aunque no dejemos de ser cotillas.

Buenas noches. Trabajo en la atención al público, estoy en la recepción de una pequeña empresa. Tengo que atender el teléfono, y también a las personas que llegan, y siempre he tenido la duda de quién tiene prioridad ¿el tlfno o la persona que llega? Grac

Hola, buenas noches. 

La persona que llama por teléfono, si no obtiene respuesta, tendrá la impresión de que el servicio está desatendido, dando una pésima imagen de la empresa.

Si alguien acude personalmente, y mientras la atiendes suena el teléfono y lo coges, aunque pidas disculpas, la persona se irritará pues no tiene por qué estar allí más tiempo del necesario viendo, encima, cómo atiendes a otra persona por teléfono.

De modo que la persona que está presente siempre tiene prioridad en la atención. Sin embargo, para evitar el efecto de mala organización y desatención que daríamos a la persona que llama por teléfono si no lo cogemos, tenemos una opción intermedia.

Grabaremos un mensaje telefónico que saltará a los 2 ó 3 timbres, en el que avisaremos de que estamos atendiendo a otro cliente, invitaremos a dejar su nombre y teléfono ofreciéndonos a llamar nosotros, cosa que por supuestísimo haremos inmediatamente en cuanto quedemos libres.

Otra opción es pedir disculpas a la persona que estamos atendiendo, coger el teléfono y pedir nombre y teléfono para llamar nosotros, sin enredarnos en conversaciones telefónicas. Cuando colguemos, daremos las gracias al cliente que tenemos delante por esos segundos que le hemos hecho esperar.

En mi opinión, la mejor opción es la primera, siempre y cuando las visitas personales no sean tantas que nos tengamos que demorar excesivamente en corresponder las llamadas pendientes.

Gracias por consultar, espero haberte ayudado.