Buenos días. Me han contratado en una pequeña empresa de venta de artículos de ferretería, donde a parte de la venta al público normal, servimos a otras tiendas al por mayor. El caso es que me encuentro con que no hay documentos modelo tales como cartas, tarjetas, sobres, etc. Sólo tenemos los que tienen que ver con la venta, es decir, albaranes, facturas, recibos, etc. Me gustaría, primero para mi comodidad en el trabajo y luego para mejorar y ordenar la oficina, y aportar algo nuevo a mi jefe, hacer una serie de documentos modelo. Le agradecería que me orientara sobre qué datos es mejor poner, qué documentos básicos debe tener una empresa como esta, y si hay otras cuestiones que pueda mejorar. Muchas gracias, me llamo Sandra y soy de Almería.
Hola Sandra, te felicito por tu iniciativa, que seguro será bien valorada por tu jefe, siempre y cuando no le cueste dinero... Así que, vamos a trabajar sobre el supuesto de que sólo tenga que comprar la materia prima (papel de diferentes tamaños, sobres...) cosa que ya estará haciendo pues con total seguridad habrá de escribir de un modo u otro. No obstante, como dices que sí existen documentos de venta y de contabilidad, tal vez una negociación con la misma imprenta que se los haga no elevaría mucho el coste y compensaría sobradamente.
Los documentos básicos que has de tener en la oficina son:
- Cartas (con el anagrama, logotipo, dirección postal, dirección electrónica, página web si la hay, teléfonos...)
- Sobres (con el anagrama y mínimo el teléfono y e-mail y población en el anverso)
- Tarjetas para notas (con el anagrama o logotipo es suficiente)
- Tarjetas corporativas (con los mismos datos que las cartas, pudiendo personalizarlas sólo para tu jefe con su nombre y cargo o bien sólo con los datos empresariales, aunque siempre es conveniente identificar a una persona física que facilite el contacto)
- Notas telefónicas polivalentes (para los recados telefónicos y que sirvan para transmitir cualquier tipo de mensaje a tu jefe, o al resto de empleados)
Y por supuesto unificar las etiquetas de los archivos, y cualquier elemento que haya de colocarse en lugar visible y que haga referencia al trabajo de la empresa. Doy por hecho que las etiquetas de precios, de productos, etc., sí están contempladas ya.
En cuanto a la distribución y colocación de los datos empresariales en las cartas, entra bastante tu creatividad y el gusto de tu jefe, pero sí habrás de tener dos tipos. Por un lado, un papel de mejor calidad para comunicaciones firmadas por tu jefe y que sean de alguna relevancia, y otro papel más común para los escritos habituales.
Estas cartas, puedes imprimirlas tú directamente a partir de un modelo que elaborarás y tendrás en tu ordenador, o si lo consigues, que te las diseñen e impriman en la imprenta, cosa especialmente útil si hablamos de los sobres (que a veces plantean dificultades de impresión según el equipamiento ofimático que tengamos) y porque tendrán que ser de la misma calidad que las cartas que vayan a contener.
Como apunte, has de tener el cuenta el respeto al anagrama de la empresa, su composición, colores y tamaños proporcionales... cuestiones que forman parte de la identidad corporativa de la empresa, y donde entraría también la señalética, publicidad, folletos... y que requerirían mucho más tiempo para explicar.
Un saludo y enhorabuena por tu visión de empresa.
