FIRMAS ENTRE EMPRESAS INTERNACIONALES

Hola Charo. En primer lugar, felicitarte por el contenido tan interesante de tu blog. Asimismo, me gustaría plantearte la siguiente duda: en una acto de firmas entre 3 empresas internacionales, ¿cuáles serían las necesidades logísticas de la sala? Gr.

Muchas gracias por tu felicitación, mi deseo es que esta web os sea muy útil.

No dices si la firma será pública o se realizará en un despacho empresarial de forma privada.

Las necesidades habituales incluyen la preparación digna de la mesa de firmas, que habrá de ofrecer bolígrafos de buena calidad con algún elemento alusivo al acontecimiento (mínimo la fecha y lugar), y que como es costumbre serán al mismo tiempo un obsequio a conservar por cada uno de los firmantes. En la mesa se dispondrán, si la firma fuera pública y/o con convotaria de medios de comunicación, cartes identificativos de las personas y sus cargos, con el logotipo empresarial que corresponda a cada uno.

La sala deberá tener buena climatización, luz, y presencia corporativa de las tres empresas, mediante un panel trasero con sus logotipos con los puntos de foto bien calculados y en su caso las banderas empresariales. Si fuera necesario, y se realizaran discursos, el correspondiente equipo de sonido (micrófono, atril...) y si se proyectan imágenes la necesaria pantalla cuidando su ubicación para permitir una buena visibilidad. Si los idiomas lo hicieran preciso, un equipo de traducción.

No es necesario disponer aguas ni vasos pues es un acto breve. En mi opinión, sobre la mesa, cuya forma se decidirá en función de si hay público o no (circular, cuadrada si no lo hay; rectangular y sentándose en uno de los lados si hay expectadores), no debe haber más que lo necesario, pues el acto consiste en firmar, y eso es lo único que ha de destacar.

En cuanto al protocolo de firma, al ser un acuerdo a tres bandas, me faltaría el dato de si las tres empresas son del mismo país o de diferentes, pues habría que decidir la posición de las personas en la mesa. Recuerde que el anfitrión iría en el centro; a su derecha la siguiente empresa en importancia (no necesariamente por su tamaño, si no por su aportación al acuerdo), y a la izquierda la restante.

Lo que yo no haría: manteles rococó, posavasos, copas, botellas, micrófono inalámbrico, apretujamiento, personas sin identificar, fondos varios....

Puede elegir entre preparar tan sólo un ejemplar del acuerdo (en folios sin sujetar para su fácil movimiento en las rúbricas del margen) o tres ejemplares. En el primer caso, comenzaría a firmar la persona central, pasando la carpeta a la persona de su derecha y a continuación a la de la izquierda. Estos movimientos pueden ser realizados por un ayudante, que pasaría la carpeta (cerrada) por detrás de la persona central una vez firmada por la de la derecha, depositándola en la mesa y abriéndola ante la persona de la izquierda.

Este sistema abrevia el intercambio de papeles y los movimientos resultan más limpios. No obstante, dependiendo de las características del acuerdo, puede ser más aconsejable preparar 3 ejemplares del mismo.

En este caso, las tres personas firmarían el ejemplar que estará dispuesto delante de cada una de ellas, intercambiándolos entre sí. El movimiento es de izquierda a derecha, por lo que el ayudante retirará el ejemplar de la persona de la derecha entregándolo a la de la izquierda, que a su vez habrá entregado su ejemplar a la central y ésta a la de su derecha.

Parece una tontería pero es aconsejable ensayar previamente el movimiento, pues algún ejemplar pudiera quedar sin firmar. Si esto se notara en el acto, y éste fuera con público, es mejor obviarlo que llamar la atención sobre ello, ya se firmará después en privado.

Tras la firma, las personas se estrecharán la mano. Primero la central a la de su derecha, luego a la de la izquierda. Dará un paso atrás para permitir que éstas dos se estrechen la mano entre sí.

Naturalmente se realizarán fotografías o grabación del momento.

Saludos.

BOB ESPONJA, CENA DE GALA Y HOMENAJE.

Hola Charo. Enhorabuena por tu página, la consulto mucho y me es muy útil para mi trabajo y para mi vida personal, aunque es la primera vez que te hago una pregunta. Verás, en mi trabajo (una empresa mediana, tirando a grande), soy la persona que en Dirección se ocupa de la organización de los actos tanto a nivel interno como externo. Ahora mi jefe me ha mandado organizar una cena de gala en honor de un directivo que lleva en la empresa 25 años, es de los fundadores. Es la primera vez que organizo un acto de este tipo (homenaje), y mi jefe tiene interés en que todo salga muy bien, como es natural. Necesitaría orientación sobre cómo hacer la invitación, qué texto poner y quién invita, si el presidente o el director general. Por otra parte ¿cómo le digo a los invitados que tienen que llegar antes y la etiqueta de la cena? ¿Les tengo que decir cuáles van a ser los detalles de la cena en cuanto a las intervenciones y demás? ¡Muchas gracias!. Eva, Málaga.

Hola Eva, gracias por tu amabilidad. Una cena de gala en el marco de una empresa privada es un acto corporativo interno, dentro de los eventos sociales de la misma. Hace poco, en uno de los cursos que he impartido, hacíamos una práctica muy parecida. El Director General de Expansión cumplía 50 años en la empresa y el Presidente le organizó un homenaje. Así que los documentos que hicimos en dicha práctica vienen como anillo al dedo.

El contexto de la práctica fué bastante divertido, pues utilizamos los personajes del mundialmente afamado Bob Esponja, donde éste se había hecho con la propiedad el local del señor Cangrejo tras su jubilación, y compartiendo aventura con ese Director General de Expansión, había conseguido, en los 50 años de trabajo en la empresa, que The Krusty Krab abriese sucursales por todo el mundo, conservando su sede central en Fondo de Bikini.

Y todo ha de comenzar comunicando al homenajeado el evento que se ha decidido organizar en su honor:



El Presidente, es quien invita a dicha celebración tanto a los trabajadores de la empresa como a aquellos clientes, proveedores, colaboradores... que se estime oportuno, mediante el siguiente tarjetón, en cartulina acorde a la identidad corporativa, de buena textura y bastante elegante, con sobre en consonancia y con el nombre de la persona y su dirección escrita a mano en el mismo:

el nombre del invitado, iría también escrito a mano, como expresión material de una invitación especial y muy personalizada. Se enviará por correo postal, certificado, o por mensajero, y con un mínimo de dos meses de antelación.

En la invitación se indica quién invita, a qué, a quién, cuándo y dónde. Más que suficiente. Cualquier otra observación restaría elegancia a la invitación, para acercarla al contexto organizativo que no debe entremezclarse, como elemento de menor altura, a la esencia pura del acto en sí.

Por lo tanto, elaboramos otro documento donde se reflejaran esos aspectos organizativos que garantizan el buen desarrollo y ejecución de un acto de este nivel.

En esta nota de protocolo, informamos a todos los invitados de los aspectos que deben conocer para facilitar su correcta participación en el acto, desde la etiqueta del mismo hasta su hora máxima de llegada al evento. Nos sirve además para hacer notar elegantemente la importancia del mismo. La nota de protocolo, irá dentro del mismo sobre que la invitación, en el mismo tipo de cartulina pero con un tamaño inferior a la invitación (podemos elaborarla también en formato díptico, lo importante es que se lea cómodamente y sea de diferente formato a la invitación).

Una vez que los invitados han confirmado su asistencia, realizaremos un segundo envío con los billetes de transporte, si procede, su reserva de hotel si procede, y el cronograma de la cena:

De tal forma que todos saben qué va a ocurrir durante la cena, los momentos del brindis y quién va a intervenir. Naturalmente, dejaremos siempre un margen para la espontaneidad dado que se trata de un acto entrañable con personas mayoritariamente de dentro de casa.

Paralelamente, hay otros aspectos organizativos de máxima importancia, como:

Elaboración de base de datos de invitados (en este caso, asisten con acompañante, no necesariamente tienen que ser cónyuges).

Confirmaciones y número de asistentes.

Protocolización de invitados.

Necesidad de medios humanos (auxiliares de protocolo).

Medios materiales (audiovisuales, sonido, etc.).

Y por supuesto la oportuna decisión sobre el tipo de mesas y su capacidad máxima, el ajuar que se utilizará, el menú, etc., y dentro de los documentos la elaboración de la minuta.

Ésta, acorde con el resto de la papelería del evento (carta, invitación, sobre, nota de protocolo...) puede ser un tarjetón que en su anverso tendrá el logotipo empresarial, motivo que se celebra, lugar y fecha, y por el reverso, el detalle del menú. También puede ser un díptico, en cuyo caso, en la portada irá el logotipo y motivo, fecha y lugar, y en el interior, segunda hoja, el detalle del menú. Y en la contraportada, puede ir el logotipo del local donde se celebre el acto.

Todo debe estar en armonía, y en función de la relevancia del acto y el presupuesto.

Espero que estos ejemplos te sirvan, Eva, y que el acto sea un éxito. Cualquier duda, vuelve a escribirme.

Suerte y un saludo.