Hola Charo. Enhorabuena por tu página, la consulto mucho y me es muy útil para mi trabajo y para mi vida personal, aunque es la primera vez que te hago una pregunta. Verás, en mi trabajo (una empresa mediana, tirando a grande), soy la persona que en Dirección se ocupa de la organización de los actos tanto a nivel interno como externo. Ahora mi jefe me ha mandado organizar una cena de gala en honor de un directivo que lleva en la empresa 25 años, es de los fundadores. Es la primera vez que organizo un acto de este tipo (homenaje), y mi jefe tiene interés en que todo salga muy bien, como es natural. Necesitaría orientación sobre cómo hacer la invitación, qué texto poner y quién invita, si el presidente o el director general. Por otra parte ¿cómo le digo a los invitados que tienen que llegar antes y la etiqueta de la cena? ¿Les tengo que decir cuáles van a ser los detalles de la cena en cuanto a las intervenciones y demás? ¡Muchas gracias!. Eva, Málaga.
Hola Eva, gracias por tu amabilidad. Una cena de gala en el marco de una empresa privada es un acto corporativo interno, dentro de los eventos sociales de la misma. Hace poco, en uno de los cursos que he impartido, hacíamos una práctica muy parecida. El Director General de Expansión cumplía 50 años en la empresa y el Presidente le organizó un homenaje. Así que los documentos que hicimos en dicha práctica vienen como anillo al dedo.
El contexto de la práctica fué bastante divertido, pues utilizamos los personajes del mundialmente afamado Bob Esponja, donde éste se había hecho con la propiedad el local del señor Cangrejo tras su jubilación, y compartiendo aventura con ese Director General de Expansión, había conseguido, en los 50 años de trabajo en la empresa, que The Krusty Krab abriese sucursales por todo el mundo, conservando su sede central en Fondo de Bikini.
Y todo ha de comenzar comunicando al homenajeado el evento que se ha decidido organizar en su honor:
El Presidente, es quien invita a dicha celebración tanto a los trabajadores de la empresa como a aquellos clientes, proveedores, colaboradores... que se estime oportuno, mediante el siguiente tarjetón, en cartulina acorde a la identidad corporativa, de buena textura y bastante elegante, con sobre en consonancia y con el nombre de la persona y su dirección escrita a mano en el mismo:
el nombre del invitado, iría también escrito a mano, como expresión material de una invitación especial y muy personalizada. Se enviará por correo postal, certificado, o por mensajero, y con un mínimo de dos meses de antelación.
En la invitación se indica quién invita, a qué, a quién, cuándo y dónde. Más que suficiente. Cualquier otra observación restaría elegancia a la invitación, para acercarla al contexto organizativo que no debe entremezclarse, como elemento de menor altura, a la esencia pura del acto en sí.
Por lo tanto, elaboramos otro documento donde se reflejaran esos aspectos organizativos que garantizan el buen desarrollo y ejecución de un acto de este nivel.
En esta nota de protocolo, informamos a todos los invitados de los aspectos que deben conocer para facilitar su correcta participación en el acto, desde la etiqueta del mismo hasta su hora máxima de llegada al evento. Nos sirve además para hacer notar elegantemente la importancia del mismo. La nota de protocolo, irá dentro del mismo sobre que la invitación, en el mismo tipo de cartulina pero con un tamaño inferior a la invitación (podemos elaborarla también en formato díptico, lo importante es que se lea cómodamente y sea de diferente formato a la invitación).
Una vez que los invitados han confirmado su asistencia, realizaremos un segundo envío con los billetes de transporte, si procede, su reserva de hotel si procede, y el cronograma de la cena:
De tal forma que todos saben qué va a ocurrir durante la cena, los momentos del brindis y quién va a intervenir. Naturalmente, dejaremos siempre un margen para la espontaneidad dado que se trata de un acto entrañable con personas mayoritariamente de dentro de casa.
Paralelamente, hay otros aspectos organizativos de máxima importancia, como:
Elaboración de base de datos de invitados (en este caso, asisten con acompañante, no necesariamente tienen que ser cónyuges).
Confirmaciones y número de asistentes.
Protocolización de invitados.
Necesidad de medios humanos (auxiliares de protocolo).
Medios materiales (audiovisuales, sonido, etc.).
Y por supuesto la oportuna decisión sobre el tipo de mesas y su capacidad máxima, el ajuar que se utilizará, el menú, etc., y dentro de los documentos la elaboración de la minuta.
Ésta, acorde con el resto de la papelería del evento (carta, invitación, sobre, nota de protocolo...) puede ser un tarjetón que en su anverso tendrá el logotipo empresarial, motivo que se celebra, lugar y fecha, y por el reverso, el detalle del menú. También puede ser un díptico, en cuyo caso, en la portada irá el logotipo y motivo, fecha y lugar, y en el interior, segunda hoja, el detalle del menú. Y en la contraportada, puede ir el logotipo del local donde se celebre el acto.
Todo debe estar en armonía, y en función de la relevancia del acto y el presupuesto.
Espero que estos ejemplos te sirvan, Eva, y que el acto sea un éxito. Cualquier duda, vuelve a escribirme.
Suerte y un saludo.
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