martes, 27 de diciembre de 2011

FIRMAS ENTRE EMPRESAS INTERNACIONALES

Hola Charo. En primer lugar, felicitarte por el contenido tan interesante de tu blog. Asimismo, me gustaría plantearte la siguiente duda: en una acto de firmas entre 3 empresas internacionales, ¿cuáles serían las necesidades logísticas de la sala? Gr.

Muchas gracias por tu felicitación, mi deseo es que esta web os sea muy útil.

No dices si la firma será pública o se realizará en un despacho empresarial de forma privada.
Las necesidades habituales incluyen la preparación digna de la mesa de firmas, que habrá de ofrecer bolígrafos de buena calidad con algún elemento alusivo al acontecimiento (mínimo la fecha y lugar), y que como es costumbre serán al mismo tiempo un obsequio a conservar por cada uno de los firmantes. En la mesa se dispondrán, si la firma fuera pública y/o con convotaria de medios de comunicación, cartes identificativos de las personas y sus cargos, con el logotipo empresarial que corresponda a cada uno.

La sala deberá tener buena climatización, luz, y presencia corporativa de las tres empresas, mediante un panel trasero con sus logotipos con los puntos de foto bien calculados y en su caso las banderas empresariales. Si fuera necesario, y se realizaran discursos, el correspondiente equipo de sonido (micrófono, atril...) y si se proyectan imágenes la necesaria pantalla cuidando su ubicación para permitir una buena visibilidad. Si los idiomas lo hicieran preciso, un equipo de traducción.

No es necesario disponer aguas ni vasos pues es un acto breve. En mi opinión, sobre la mesa, cuya forma se decidirá en función de si hay público o no (circular, cuadrada si no lo hay; rectangular y sentándose en uno de los lados si hay expectadores), no debe haber más que lo necesario, pues el acto consiste en firmar, y eso es lo único que ha de destacar.

En cuanto al protocolo de firma, al ser un acuerdo a tres bandas, me faltaría el dato de si las tres empresas son del mismo país o de diferentes, pues habría que decidir la posición de las personas en la mesa. Recuerde que el anfitrión iría en el centro; a su derecha la siguiente empresa en importancia (no necesariamente por su tamaño, si no por su aportación al acuerdo), y a la izquierda la restante.

Lo que yo no haría: manteles rococó, posavasos, copas, botellas, micrófono inalámbrico, apretujamiento, personas sin identificar, fondos varios....
Puede elegir entre preparar tan sólo un ejemplar del acuerdo (en folios sin sujetar para su fácil movimiento en las rúbricas del margen) o tres ejemplares. En el primer caso, comenzaría a firmar la persona central, pasando la carpeta a la persona de su derecha y a continuación a la de la izquierda. Estos movimientos pueden ser realizados por un ayudante, que pasaría la carpeta (cerrada) por detrás de la persona central una vez firmada por la de la derecha, depositándola en la mesa y abriéndola ante la persona de la izquierda.

Este sistema abrevia el intercambio de papeles y los movimientos resultan más limpios. No obstante, dependiendo de las características del acuerdo, puede ser más aconsejable preparar 3 ejemplares del mismo.

En este caso, las tres personas firmarían el ejemplar que estará dispuesto delante de cada una de ellas, intercambiándolos entre sí. El movimiento es de izquierda a derecha, por lo que el ayudante retirará el ejemplar de la persona de la derecha entregándolo a la de la izquierda, que a su vez habrá entregado su ejemplar a la central y ésta a la de su derecha.

Parece una tontería pero es aconsejable ensayar previamente el movimiento, pues algún ejemplar pudiera quedar sin firmar. Si esto se notara en el acto, y éste fuera con público, es mejor obviarlo que llamar la atención sobre ello, ya se firmará después en privado.

Tras la firma, las personas se estrecharán la mano. Primero la central a la de su derecha, luego a la de la izquierda. Dará un paso atrás para permitir que éstas dos se estrechen la mano entre sí.

Naturalmente se realizarán fotografías o grabación del momento.

Saludos.


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