Hola Luisa. La sala donde las visitas aguardan el inicio de la entrevista ha de cuidarse en su aspecto externo dado que es un espacio habilitado para hacer más discreta y agradable la espera. La sala debe utilizarse para una sola visita, puesto que nadie debería esperar turno para ser atendido. Debe tener luz suficiente y una decoración sencilla. Es recomendable que disponga, como mínimo, de un sofá o sillas confortables, así como una mesa baja, sobre la que se colocarán los periódicos del día y otras publicaciones relacionadas con la actividad de la empresa.
Igualmente, incorporará un pequeño mueble donde pueda habilitarse un sencillo juego de café, por si fuera necesario ofrecerlo durante una espera prolongada debido a motivos imprevistos, así como un teléfono con acceso al exterior.
En las ocasiones en que la entrevista se demore por diferentes causas, se ha de advertir a la persona de la demora ofreciendo un motivo justificado (el señor director ha tenido una incidencia y tardará en llegar unos diez minutos) y en consecuencia se ofrecerá un café, un refresco o similar.
Igualmente, ofrecerá el teléfono al interesado por si desea ajustar su agenda o avisar a alguien de posibles retrasos posteriores.
Nunca se pasará al invitado al despacho del ejecutivo donde se celebrará la entrevista, pues resulta más incómodo para el visitante.
Cuando la entrevista finalice el anfitrión se pondrá de pié y acompañará hasta la puerta de su despacho al visitante, donde se despedirá. Desde ese punto el responsable de la secretaría conducirá al invitado hasta la salida del área o, como signo de mayor deferencia, hasta la recepción del edificio. Puede hacer esta misma operación el propio ejecutivo, lo que se entendería como máxima cortesía, que puede responder a los intereses propios de la empresa.
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